Governance
GovChat-NL wordt bestuurd door een Stuurgroep van overheidsorganisaties die actief bijdragen aan het project.
De Stuurgroep
De Stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers van overheidsorganisaties (provincies en gemeenten) die actief bijdragen aan GovChat-NL. Alle actieve leden zijn gelijkwaardig in besluitvorming — er is geen hiërarchie tussen organisaties, ongeacht omvang of moment van toetreding. Elke deelnemende organisatie heeft altijd één stem, ongeacht het aantal vertegenwoordigers dat namens die organisatie aanwezig is.
De Provincie Limburg fungeert momenteel als beheerder van de centrale GitHub-organisatie en de primaire repositories. Daarnaast neemt de Provincie Limburg, als initiatiefnemer van het project, op dit moment de rol van voorzitter op zich. Deze functionele beheers- en voorzittersrol geeft geen bijzondere stem, behoudens bij stakende stemmen. De intentie is om de voorzittersrol in de toekomst periodiek te laten rouleren.
Taken en bevoegdheden
De Stuurgroep is verantwoordelijk voor:
- Het vaststellen van de architectuur, inclusief de keuze voor de onderliggende open-source componenten
- Het bewaken van de kernwaarden
- Het beheren van de broncode
- Het opstellen en toetsen van kwaliteitsnormen voor bijdragen aan GovChat-NL
- Het besluiten over de toe- en uittreding van deelnemers
De reguliere, inhoudelijke samenwerking vindt plaats in periodieke overleggen. Voor haar sturende taken en besluitvorming organiseert de Stuurgroep apart haar eigen vergaderingen.
Wat de Stuurgroep niet doet
Om de scope helder te houden, doet de Stuurgroep de volgende zaken uitdrukkelijk niet:
| Uitgangspunt | Toelichting |
|---|---|
| Geen centrale hosting | De Stuurgroep faciliteert geen centrale servers namens andere organisaties. Initiatieven vanuit de community zijn welkom. |
| Geen keuzes opleggen | Er worden geen verplichte leveranciers, clouddiensten of AI-modellen voorgeschreven. |
| Geen lokale bemoeienis | De Stuurgroep stuurt niet op de individuele inrichting, het beleid of de lokale implementaties. |
| Geen commerciële doelen | De community streeft geen winst of commerciële belangen na. |
| Geen aansprakelijkheid | Elke organisatie is zelf verantwoordelijk voor de eigen implementatie, compliancy (AVG) en beveiliging. |
Besluitvorming
Quorum
Om formele besluiten te mogen nemen, dient minimaal 50% van de aangesloten organisaties aanwezig of vertegenwoordigd te zijn.
Stemming
Beslissingen worden bij voorkeur genomen op basis van consensus. Als consensus niet wordt bereikt, geldt een gewone meerderheid van de aanwezige leden (één stem per organisatie).
Stakende stemmen
Bij een gelijke stemverhouding wordt het besluit uitgesteld naar de volgende vergadering. Als de stemmen in het daaropvolgende overleg over hetzelfde onderwerp opnieuw staken, telt de stem van de actuele voorzitter dubbel om de impasse te doorbreken.
Toetreding, uittreding en inactiviteit
Profiel
Deelname aan de Stuurgroep is uitsluitend voorbehouden aan overheidsorganisaties en semioverheden. Commerciële partijen zijn uitgesloten van deelname om belangenverstrengeling te voorkomen. Deelnemende organisaties worden uitsluitend vertegenwoordigd door interne medewerkers — externe consultants, inhuurkrachten en gedetacheerden zijn uitgesloten.
Toetreding
Een organisatie kan toetreden door:
- Dit kenbaar te maken bij de voorzitter of een zittend stuurgroeplid
- Aantoonbaar actief bij te dragen aan GovChat-NL
- De kernwaarden te onderschrijven
Toelating wordt bekrachtigd in het eerstvolgende overleg en vereist een 2/3e meerderheid van de aanwezige leden.
Uittreding
Deelname is volledig vrijwillig. Een organisatie kan haar rol op elk moment beëindigen door dit aan de voorzitter door te geven.
Inactiviteit
Een lid dat drie opeenvolgende overleggen afwezig is zonder bericht, wordt aangesproken. Bij aanhoudende inactiviteit kan het lidmaatschap worden opgeschort op basis van een 2/3e meerderheidsbesluit.
Bredere community
Commerciële partijen en externe krachten zijn wel van harte welkom in de bredere GovChat-NL community en als bijdragers aan de code.
Samenstelling Stuurgroep
De onderstaande overheidsorganisaties vormen per 12 mei 2026 de Stuurgroep van GovChat-NL:
| Overheidsorganisatie | Datum toetreding |
|---|---|
| Provincie Flevoland | 12 mei 2026 |
| Provincie Gelderland | 12 mei 2026 |
| Provincie Limburg | 12 mei 2026 |
| Provincie Overijssel | 12 mei 2026 |
| Provincie Utrecht | 12 mei 2026 |
| Provincie Zuid-Holland | 12 mei 2026 |
| Gemeente Meierijstad | 12 mei 2026 |
| Gemeente Nijmegen | 12 mei 2026 |
GitHub-toegang voor stuurgroepleden
De broncode en documentatie van GovChat-NL worden beheerd via de GitHub-organisatie GovChat-NL.
Toegang aanvragen
- Maak een GitHub-account aan (als je die nog niet hebt)
- Geef je GitHub-gebruikersnaam door aan de beheerder van de GitHub-organisatie (momenteel Provincie Limburg)
- Je ontvangt een uitnodiging per e-mail om lid te worden van de organisatie
Repositories
| Repository | Inhoud |
|---|---|
| GovChat-NL | Hoofdrepository met de applicatiecode |
| GovChat-NL.github.io | Deze documentatiesite |
Bijdragen via GitHub
Stuurgroepleden met toegang tot de GitHub-organisatie kunnen:
- Issues aanmaken — Bugs melden, verbeteringen voorstellen of discussies starten
- Pull requests indienen — Codewijzigingen voorstellen ter review
- Reviews doen — Pull requests van andere bijdragers beoordelen
- Releases beheren — Nieuwe versies publiceren
Wijzigingen
Dit governance-document vormt het fundament van de samenwerking. Wijzigingen vereisen goedkeuring van minimaal een 2/3e meerderheid van de aanwezige leden, met inachtneming van het quorum. Goedgekeurde wijzigingen worden vastgelegd in de notulen en resulteren in een nieuwe versie met bijgewerkt versienummer.